Complexe vraagstukken in de fysieke leefomgeving vragen om een andere aanpak en daarmee ook om een andere beheersing. Integraal, adaptief, met ruimte voor mens, proces en inhoud. De transitie van projectbeheersing naar programmabeheersing kan hierbij helpen, maar hoe pak je dat aan?

Strategische keuzes in ruimtelijke inrichting

De recente verkiezingsuitslag laat duidelijk zien: kiezers hebben het over de woningcrisis, de energietransitie en het klimaat. Nu de coalitiebesprekingen zijn afgerond, ligt er een enorme puzzel voor ruimtelijke ordening op tafel. De woningnood is nijpend — met ongeveer 400.000 woningen te kort volgens recente schattingen.

Tegelijkertijd staat Nederland voor klimaataanpakken van formaat: de energietransitie móet worden versneld en de nieuwe Kamer heeft zich duidelijk uitgesproken voor het vasthouden en zelfs aanscherpen van klimaat- en energieambities. Ons kabinet werkt daarom aan een nieuwe Nota Ruimte. Hierin worden strategische keuzes gemaakt ten behoeve van de inrichting van Nederland tot 2050, met oog voor woningbouw, infrastructuur, energie en natuur.

Integrale benadering

De opgaven waar gemeenten en provincies voor staan, grijpen steeds sterker in elkaar. Met de nieuwe omgevingswet is al een stap gemaakt in een integrale benadering. Wetgeving is gebundeld, waardoor een integrale benadering mogelijk wordt vereist. Alle aspecten van een ruimtelijke ontwikkeling worden in samenhang bekeken.  

Organisaties in Nederland hebben dus steeds vaker te maken met complexere, strategische vraagstukken. De gevraagde doelen, zijn niet in 1 project te vangen. Denk aan de nationale programma’s zoals Programma Ruimte voor de rivieren of het Nationaal Plan Energiesysteem. Maar ook gemeentelijke programma’s zoals herinrichtingen en groot onderhoud Voorhof en Buitenhof in de gemeente Delft, of Kanaleneiland bij de gemeente Utrecht.  

Transitie van project- naar programmabeheersing

De stap naar een programmatische aanpak is logisch. Programma's bieden samenhang, overzicht en integratie voor meerdere projecten en activiteiten die samen een groter, waardevol resultaat moeten opleveren, zoals de energietransitie. Daar waar het project meestal één specifiek resultaat heeft, kan een programma sturen op meerdere, onderling afhankelijke projecten, zodat een overkoepelend strategisch doel wordt gerealiseerd. Daarnaast kan binnen een programma gebruikt gemaakt worden van het lerende effect van de individuele programma-onderdelen.

Doordat opgaven meer in elkaar grijpen, verschuift de focus van het managen en beheersen van losse projecten naar het beheersen van samenhangende programmatische opgaven. Momenteel komt het nog regelmatig voor dat er niet of nauwelijks aan programmabeheersing wordt gedaan. En als dit al wel is ingericht, zie je vaak dat er beheersing plaatsvindt op de losse onderdelen binnen het programma.  

Integrale adaptieve aanpak

De overkoepelende beheersing, waarbij de beheersing bijdraagt aan de integrale adaptieve aanpak, ontbreekt. De transitie van projectbeheersing naar programmabeheersing is onderbelicht.  Programmabeheersing in de fysieke leefomgeving en ruimtelijke ordening vraagt daarom om een integrale, adaptieve aanpak en omhelst meer dan projecten met dezelfde scope bij elkaar zetten, Maar hoe doe je dit dan?

• Vertaal vroegtijdig de beleidsdoelen naar realistische kaders voor tijd, geld, risico’s en kwaliteit. Een realistisch kader voor een project is een kader waarbij budget en tijd na het 1^e Go- No Go besluit hard is. Een realistisch kader voor een programma gaat over de afspraken die gemaakt worden over het te beoogde doel, en de momenten waarop de programmabudgetten vast(er) worden geklikt en van welke bandbreedte het project uit moet gaan. Er is gedurende het programma nog ruimte om binnen de gegeven bandbreedte te bewegen. Vanuit beheersing is het belangrijk om die bandbreedtes EN de momenten waarop je beslissingen neemt over en binnen de bandbreedtes vast te leggen en op te sturen.  

• Zorg ervoor dat governance, besluitvorming en sturingsinformatie strak op elkaar zijn aangesloten.  

• Stuur op onzekerheden. De programmasturing moet voldoende flexibel zijn om in te spelen op onzekerheden—zoals fluctuaties in de markt, nieuwe beleidskaders of veranderde maatschappelijke wensen. Denk in scenario's. Organiseer bijvoorbeeld een ‘wat als’- sessie, waarin het project- en/of programmateam de verschillende paden kan bewandelen en daarmee vroegtijdig vooruitkijkt. Hierdoor ben je op een later moment beter in staat keuzes te maken. Bouw deze onzekerheden en scenario's in, in programma-rapportages.

• Durf keuzes te maken en transparant zijn over de voortgang, inclusief de onzekerheden. Het vraagt om het slim combineren van technische inzichten met bestuurlijke sensitiviteit: wanneer moet je versnellen, vertragen, bijsturen of juist vasthouden? Door deze dynamiek goed te beheersen wordt het programma niet alleen bestuurbaar, maar ook inspirerend en richtinggevend voor iedereen die eraan meewerkt.

• Maak ruimte voor adaptief werken. Zorg dat je leert van resultaten en je plannen bijstelt om beter in te spelen op veranderingen, onzekerheden en nieuwe mogelijkheden, in plaats van vast te houden aan een strak omlijnd plan. Om adaptief te kunnen werken, is het belangrijk om bewust reflectiemomenten in te bouwen. Maak iemand verantwoordelijk voor het continu scherp zijn op leerpunten, zorg dat er voldoende evaluatiesessies zijn en spreek af hoe je de leerpunten in een volgende fase implementeert. Vergeet hierbij ook de menselijke kant niet. Persoonlijke evaluaties tussen projectmanager en teamleden zijn essentieel in het verder brengen van een programma. Op deze manier bouw je aan het vertrouwen in het team geef je teamleden eigenaarschap. Ze hebben echt iets te zeggen en in te brengen en zijn onderdeel van de verbeteringen.  

Wanneer programmabeheersing goed is ingericht en wordt uitgevoerd, creëer je niet alleen grip op complexe ruimtelijke opgaven, maar wordt ook het vertrouwen in elkaar, de stabiliteit van het programma EN van het team, en daarmee het resultaat verbeterd.  

Wanneer wordt programmabeheersing waardevol?

Vanuit Flow Civiel zien we dat programmabeheersing pas echt waardevol wordt wanneer mensen, teams en partners met elkaar verbonden worden. Waar het proces helder en in gezamenlijkheid is vormgegeven, waar duidelijkheid is over de inhoud en de scope van het programma, en waar iedereen er samen voor wil gaan. Het gaat om het creëren van een gedeeld verhaal: waarom doen we dit, wat willen we veranderen en hoe leveren we samen resultaat? Door dat verhaal consistent te voeden met feiten, voortgang en perspectief ontstaat er energie, duidelijkheid en handelingsruimte.

Organisaties in beweging

De daadwerkelijke winst van effectieve programmabeheersing is het in beweging brengen van organisaties. Door samenwerkingsstructuren te verhelderen, besluitvorming te stroomlijnen en professionals eigenaarschap te geven, ontstaat een flow, waarin organisatie, bestuur en samenleving elkaar versterken. Zo groeit programmabeheersing uit tot een katalysator voor verandering – een manier om visie daadwerkelijk om te zetten in realisatie binnen een fysieke leefomgeving die voortdurend in ontwikkeling is.

In het kort: