De UAV-GC (Uniforme administratieve voorwaarden voor geïntegreerde contracten) vormen het kader voor geïntegreerde contracten. Bij complexe civiele projecten kan ervoor gekozen worden om deze voorwaarden te hanteren in plaats van de UAV. Maar wanneer maak je gebruik van UAV-GC? Wat zijn de verschillen tussen UAV en UAV-GC? En wat moet je in je achterhoofd houden als je er voor het eerst mee aan de slag gaat?
Aan het oppervlak verschillen de UAV en UAV-GC maar twee letters. Aan de tweede afkorting is “geïntegreerde contracten” toegevoegd. De keuze voor UAV-GC in plaats van UAV lijkt heel eenvoudig, namelijk: “Je kiest voor de UAV-GC wanneer je met geïntegreerde contracten gaat werken". Maar het verschil tussen de twee vergt iets meer duiding:
In de UAV-GC leg je de verantwoordelijkheid voor (een deel) van het werk bij de opdrachtnemer. Hiermee heeft de opdrachtnemer invloed op wat er gebouwd wordt binnen de vereiste specificaties en de wijze van uitvoering. Dit vergt een andere manier van werken dan de UAV; waarbij de opdrachtgever het gehele object voorafgaand helemaal heeft ontworpen en de opdrachtnemer uitsluitend de vrijheid heeft om de werkwijze van de uitvoering te bepalen. Maar bij welke projecten ga je de overstap maken?
We zien in de markt dat toch nog vaak de verkeerde keuze wordt gemaakt tussen UAV en UAV-GC. Wanneer je gaat kiezen tussen de contractvormen vraag je je ten eerste af welke partij de risico's van het project het beste kan dragen; dus welke partij bezit de meeste kennis? Zit de kennis intern, omdat bijvoorbeeld alle voorwaarden in het beleid zijn voorgeschreven, werk het project dan zelf uit. Vergt het ontwerp van het te bouwen object specialistische, technische kennis? Leg het op te lossen probleem dan in de markt.
Dit klinkt als een eenvoudige afweging, maar als je gaat werken met de UAV-GC moet je ook rekening houden met een andere manier van samenwerken en een grotere vertrouwensband tussen opdrachtgever en -nemer.
De UAV-GC biedt kaders om een 2-fasen model met een opdrachtnemer op te stellen, maar naast dat het beter bij een bepaald type project past, vergt het ook een geheel andere manier van (samen)werken.
Bij de UAV-GC ligt de ontwerpverantwoordelijkheid bij de opdrachtnemer in plaats van bij de opdrachtgever. De opdrachtgever legt het probleem of de uitdaging neer en stelt haalbare kaders, verwerkt in eisen, op. De opdrachtnemer maakt een ontwerp, is verantwoordelijk voor de realisatie en controleert zijn eigen werk. De opdrachtgever neemt waar, zorgt voor haalbare opdrachteisen en juiste en volledige documentatie om de opdracht uit te kunnen voeren.
Dit is een groot verschil met de rol die de opdrachtnemer met de UAV invult: daar is deze enkel verantwoordelijk voor de realisatie. De opdrachtgever maakt het ontwerp en controleert. Deze verandering in werkwijzen en verantwoordelijkheid kan in nieuwe projectteams die volgens UAV-GC werken voor frictie zorgen, omdat partijen deze nieuwe rollen niet gewend zijn en vervallen in bekende patronen.
Stel jezelf bij het kiezen van contractvoorwaarden daarom altijd de volgende twee vragen:
Is het antwoord op minstens één van de vragen ‘nee’, dan kun je ervan uitgaan dat de UAV-GC niet gaat werken, hoe goed het project ook op papier bij deze contractvoorwaarden past. Heb je geen vertrouwen in de marktpartij of moet je meer aanleveren bij de opdrachtnemer dan alleen randvoorwaarden? Dan ligt de verantwoordelijkheid en het ontwerp toch te veel bij de opdrachtgever.
Heb je geen vertrouwen in de marktpartij of moet je meer aanleveren bij de opdrachtnemer dan alleen randvoorwaarden? Dan ligt de verantwoordelijkheid en het ontwerp toch te veel bij de opdrachtgever.
In de praktijk blijkt namelijk dat het als opdrachtgever lastig is om de verantwoordelijkheid bij de opdrachtnemer neer te leggen. Daartegenover vindt de opdrachtnemer het vaak lastig om deze verantwoordelijkheid op zich te nemen. Een bekende valkuil is dat de opdrachtnemer kleine beslissingen, over zaken waar zij notabene expert in zijn, toch bij de opdrachtgever neerlegt.
Aan de andere kant heeft de opdrachtgever graag controle en inzicht en kan dit de zelfstandigheid, en daarbij de toegekende verantwoordelijkheid van de opdrachtnemer, ondermijnen.
Belangrijk in dit soort situaties is dat er gepraat wordt en duidelijke kaders worden gesteld: welke beslissingen maakt de opdrachtnemer zelf en welke bespreekt deze met de opdrachtgever? Is er wel voldoende vertrouwen tussen de twee partijen om met UAV-GC te werken? Is dat uitgesproken?
Daarnaast is het in projectteams die minder bekend zijn met de UAV-GC belangrijk om elkaar te controleren op de werkwijzen: wanneer de opdrachtnemer te veel verantwoordelijkheid bij de –gever neerlegt, of wanneer de opdrachtgever te veel verantwoordelijkheid terugneemt, moet dat worden gecorrigeerd. Naast dat op de verkeerde manier werken het proces vertraagt, inefficiënt maakt en frustreert, werk je dan ook gewoon verkapt volgens de UAV, dus met de verkeerde contractvoorwaarden.
Zoals hierboven beschreven, wordt bij UAV-GC níet meer in de volgende vorm aanbesteed: opdrachtgever maakt ontwerp en deelt dit in de aanbesteding, verschillende partijen schrijven zich in en de partij die de laagste prijs biedt, wordt (bijna altijd) gekozen.
De opdrachtgever beschrijft in de tender juist de uitdaging en de bijbehorende randvoorwaarden en laat het ontwerp open voor de opdrachtnemer. Een opdrachtnemer wordt in deze constructie dus veelal ook gekozen op basis van kennis in plaats van enkel de prijs.
Een nadeel van op deze manier een opdracht in de markt zetten, is dat de kosten om in te schrijven voor de opdrachtnemer veel hoger zijn. Deze moet namelijk al tijdens de aanbesteding een ontwerp op hoofdlijnen uitwerken om de aanbesteding te kunnen winnen. Het verlenen van een inschrijfvergoeding door de opdrachtgever, kan deze drempel verlagen.
Daarnaast durven niet alle opdrachtnemers zich te wagen aan zo'n project. Je kunt dus minder inschrijvingen verwachten, en de inschrijvingen die binnenkomen, zijn veelal van de grote partijen. De kleinere partijen hebben vaak de interne kennis niet om de volledige verantwoordelijkheid van zo'n complex project te dragen.
Bij een geïntegreerde contractvorm is de angst van veel opdrachtnemers dat ze, met die grote verantwoordelijkheid die ze dragen, ook altijd opdraaien voor alle extra onvoorziene kosten en veel gezichtsverlies lijden bij fouten. Deze zorgen zijn onterecht, want naast dat de UAV-GC hier voldoende handvatten voor biedt, behoedt een goede samenwerking ook voor deze risico's. Maar dit vraagt wel menselijkheid en redelijkheid van zowel de opdrachtgever als -nemer.
Wanneer onvoorziene kosten aan het licht komen, kun je de volgende zaken bespreken om te bepalen wie waarvoor opdraait:
Kortom: we zijn allemaal mensen, maken allemaal fouten en zien allemaal wel eens iets over het hoofd: vooral bij grote, complexe projecten. Blijf met elkaar in gesprek en verdeel of neem de extra kosten op je als je als opdrachtgever ook fout zat. Voortdurend roepen dat de verantwoordelijkheid bij de andere partij ligt, brengt je niet bij je einddoel, verzuurt de relatie en lost niks op.
Voortdurend roepen dat de verantwoordelijkheid bij de andere partij ligt, brengt je niet bij je einddoel, verzuurt de relatie en lost niks op.
In de praktijk bestaan er, ook al is er in een project voor een set voorwaarden gekozen, allemaal tussenvormen van werken volgens de UAV of UAV-GC. In UAV-projecten draagt de opdrachtnemer ook goede ideeën aan, stelt kritische vragen en zoekt naar manieren om de opdracht efficiënter te laten verlopen. En in sommige UAV-GC projecten heeft de opdrachtgever toch een grotere verantwoordelijkheid, omdat deze bepaalde experts in huis heeft die de opdrachtnemer aanvult met eigen experts.
Daarom zouden we bij Flow zelfs zo ver willen gaan om het werken met UAV-GC een filosofie te noemen, omdat het zo wezenlijk ingrijpt op bekende werkprocessen en het andere, vaak zachte skills van het projectteam vereist. Je stelt de mens centraal, blijft strategisch en inhoudelijk in gesprek en zet ieder teamlid in zijn kracht. Iets dat buiten de contractvoorwaarden ook waardevol is in je werk.
